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Logical Skill の深い話
Logical Skill (特にLogical Writing) について、著書(たとえば、「論理が伝わる世界標準の書く技術」講談社)には書かなかった、より深い話を紹介します。
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どんな情報が重要か
 文章の先頭には、重要な情報を書く。ところが、どんな情報が重要かの判断が、意外と難しい。書き手は、読み手にとって重要な情報より、自分にとって重要な情報を選んでしまうのだ。そこで、どんな情報が重要かを、週報と事業計画書を例に考えてみよう。

 週報における重要な情報というと、多くの人はその週に達成した成果を挙げる。まあ確かに、書き手にとって成果は重要だ。何しろ自分の評価に関わる。読み手のリーダーも知りたい情報に違いない。

 しかし、読み手であるリーダーが最も知りたいのは、予定どおり進んでいるかだ。なにしろ、リーダーはプロジェクトをコントロールしている立場だ。ある担当者の仕事が遅れているなら、担当の奮起を促すか、誰かサポートにつけるか、サポートをつけるなら、誰の手が比較的空いていて、どんなサポートが可能なのか、を判断しなければならない。どんな成果を出したかは知りたいが、それ以上にプロジェクトをコントロールするための情報を知りたいのだ。

 事業計画書における重要な情報というと、多くの人は来期に遂行すべき業務計画を挙げる。まあ、確かに遂行すべき業務は重要だ。現場から見れば、来期に遂行すべき業務は最初から決まっていることが多い。計画書の承認は、事実上後追いに過ぎない。自分たちが遂行しようとしている業務を、トップが認めてくれなければ、大混乱が生じる。

 しかし、読み手であるトップが最も知りたいのは、その計画の妥当性を示す情報だ。なにしろ、トップの仕事はその計画が妥当であることを検証することだ。妥当性の検証のためには、前期の実績や現状のビジネス状況などの情報が必要だ。計画そのものを知りたいのは当然として、なぜその計画を組んだのかの根拠が知りたい。そこを検証するのだから。

このように、重要な情報と一言で言っても、実は難しい。書き手と読み手で重要な情報が異なるのだ。
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プロフィール

ロジカルスキル研究所代表

Author:ロジカルスキル研究所代表
ロジカルスキルを企業研修で指導しています。主な講座は、ロジカルライティング、ロジカルネゴシエーション、ディベート、ロジカルプレゼンテーション、英文テクニカルライティングです。

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