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Logical Skill の深い話
Logical Skill (特にLogical Writing) について、著書(たとえば、「論理が伝わる世界標準の書く技術」講談社)には書かなかった、より深い話を紹介します。
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電子メールでも先頭には総論を書く
 私は、「文章の先頭でポイントを述べましょう」と指導しています。この考え方は、レポートはもちろん、電子メールでも同じことです。

 たとえば、週報のような電子メールでも、先頭にポイントを簡潔に述べるのです。週報のポイントというと、その週やった仕事の成果や、今抱えている問題点などです。このポイントを15秒ぐらいで読めるようにまとめます。

 週報の先頭にポイントがまとめてあれば、リーダーはそのポイントぐらいは読もうという気持ちが生じます。なにしろ、15秒ぐらいで読めるのですから、部下が10人いても、全部で3分かかりません。時間が許せば、あるいは問題を感じたら、詳細側まで読み進めばいいのです。

 この説明を聞いて、ある会社の研修担当が実行してみたら、上司が週報に返事をくれるようになったそうです。その返事は、簡単な指示や注意の場合もあれば、「困ったら聞きに来てください」というようなものもあるようです。たいしたコメントではないようですが、返事が来るようになったのです。

 おそらく、それまで上司は、週報を読んでいなかったのでしょう。それは無理もありません。詳細な進捗がダラダラ書いてある週報を、それも部下の人数だけ、丁寧に読むほど上司は暇ではありません。詳細ばかりが書いてあるメールは、多くの場合、読まれないのです。

 先頭にポイントを簡潔にまとめることで、読まれていなかったメールが読まれるようになったのです。
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プロフィール

ロジカルスキル研究所代表

Author:ロジカルスキル研究所代表
ロジカルスキルを企業研修で指導しています。主な講座は、ロジカルライティング、ロジカルネゴシエーション、ディベート、ロジカルプレゼンテーション、英文テクニカルライティングです。

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