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Logical Skill の深い話
Logical Skill (特にLogical Writing) について、著書(たとえば、「論理が伝わる世界標準の書く技術」講談社)には書かなかった、より深い話を紹介します。
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受動態か能動態かではなく、何を中心に述べるかだ
 以前にも書きましたが、受動態か能動態かは、何を中心に述べるかで決まるのです。「受動態は避ける」は古い理論です。

 たとえば、次の2つの文を比べてみましょう。
1.山田一郎氏は、1980年にABC社を設立しました。
2.ABC社は、1980年に山田一郎氏によって設立されました。

 この2つの文では、中心が異なります。1は、山田一郎氏について説明しているのです。2は、ABC社について説明しているのです。受動態か能動態かではありません。何について説明したかによって態は変わるのです。

 確かに、「受動態は避ける」と昔は言われていました。30年ほど前はこの考えが主流でした。しかし、今では、態は文の中心によって変わるが、テクニカル・ライティングの主流です。

 今だに「受動態は避ける」と主張してしまうのは、思考せずに鵜呑みにしているのです。「昔読んだ本に書いてあったから」という理由だけで、考えることなく鵜呑みにしているのです。なぜ、「受動態は避ける」べきかを、自分では考えていないのです。

 思考していない例を以下に示します。出典は『入門テクニカルライティング』(IT委員会 著)です。

---引用---
●受動文より能動文を
一般に受動文より、能動文の方が説得力があります。それゆえ、なるべく能動文を使用すべきです。
たとえば、
[PrintScrn]キーが押されると、画面表示がプリンタに出力される。
という文章は、次のように書換た方がよいでしょう。[PrintScrn]キーを押すと、画面表示がプリンタに出力される。
---引用---

 「受動文より、能動文の方が説得力があります」って根拠は?なぜ、受動文より能動文の方が説得力があるのでしょう。私は、受動文より能動文の方が説得力があるなんて感じたことはありません。根拠が根拠になっていないのは、思考できない人の特徴です。

 この書き換えの例文は、なぜ、文の後半も能動態にしないのでしょう。文の前半は能動態ですが、文の後半は受動態です。自分が示した例文が、自分の主張と矛盾していることに気づいていません。

 書き換えの例文のほうが説得力があるのでしょうか?2つの文をどう感じるかは別として、説得力があるとは感じられません。このことは、根拠を述べるまでもなく、多くの方が同様の感想を持つでしょう。ならば、「受動文より、能動文の方が説得力があります」という根拠が。根拠になっていないことを自己証明してしまっています。

 この2つの文は、文の中心に何を置くかで、両方ともアリです。「[PrintScrn]キーが押されると、画面表示がプリンタに出力される」は、ソフトウェア開発者が中心に置かれているのです。一方、「[PrintScrn]キーを押すと、画面表示がプリンタに出力される。」は、ソフトウェアユーザーが中心に置かれているのです。どちらが良いか悪いかではなく、誰に向かって書いているかです。
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代名詞は使わない
 テクニカル・ライティングの考え方の一つに、「代名詞は避ける」というのがあります。しかし、論理的な文章を書くことを生業にしている人でも、このルールを守れないことは多いのです。

 論理的な文章では代名詞は避けます。代名詞というのは、「これ」「それ」「あれ」です。これらの言葉は、何を差しているかが曖昧になるからです。曖昧でなくても、読み手に考えさせる時間を強いること自体が伝達性を下げてしまいます。

 そこで、代名詞の代わりに「この〇〇」という言い方をします。つまり、「この方針」とか、「この態度」のように使います。この言い方を「代示」と学びましたが、「代示」は広辞苑には載っていません。テクニカル・ライティングの世界における専門用語なのでしょうか。代示を使えば、指しているものが何かは明確です。

 ところが、論理的な文章を書くことを生業にしている人でも、このルールを守らないケースが多いです。文章書き方を論じた本でも、代名詞が使われているケースはよく見ます。あるいは、テクニカルライターの書いた解説書でも、代名詞を見ることがあります。

 ちなみに私は、代名詞は使いません。大量の文章を書くときでも、一切使いません。たとえば、一冊の本を書くにしても、一回も使いません。徹底しているので、代名詞を使う発想が自分にはないのです。
道順を説明する
 突然ですが、「下記の地図を参考に、『You are here.』から『Goal』までの道順を説明してください」と言われたら、どんな説明をするでしょうか?

 多くの人は、「この道を北にまっすぐ行って、突き当たりを左に」のように始めるのではないでしょうか?

 分かりやすい説明は、「Goalまでは、北西に歩いて十分ぐらいです。角を全部で三回曲がります。まず、この道を北にまっすぐ行って、」のように始めます。

 先に全体像を示すと分かりやすくなります。最初に、Goalへの方向と距離感を掴めます。1つめの角の説明の時には、全体の2-3割、3つめの角なら7-8割と当たりがつきます。絶えず全体像を頭に置きながら、今の説明が全体のどのあたりに相当するかを意識できます。また、この説明がどう続くかを予測しながら聞けるのです。

 一方、いきなりの詳細説明はわかりにくいです。3つめの角の説明でも、それが全行程の1割なのか9割なのかわかりません。この説明が、このあとどのくらい続くかも予想できません。全体が見えないまま、先が見えないまま、細かい話を聴き続けるのはつらいのです。

 しかし、人は、つい詳細から道順を説明します。なぜなら、説明する側の頭には、全体像があるからです。今、自分が全体のどこを説明し、あと何をどのくらい説明しないといけないかは、説明する側は知っているのです。だから、詳細から道順を説明しても、説明する側は何も困りません。

 発信者と受信者は持っている情報が違うのです。しかし、発信者側はそのことを気づかずに説明してしまうのです。最初に全体像やポイントを示すことは大事です。

 なお、この文章では意図的に、最初に全体像やポイントを示していません。その理由は、もちろん、最初の質問の効果的になるようにです。
map.jpg

電子メールでも先頭には総論を書く
 私は、「文章の先頭でポイントを述べましょう」と指導しています。この考え方は、レポートはもちろん、電子メールでも同じことです。

 たとえば、週報のような電子メールでも、先頭にポイントを簡潔に述べるのです。週報のポイントというと、その週やった仕事の成果や、今抱えている問題点などです。このポイントを15秒ぐらいで読めるようにまとめます。

 週報の先頭にポイントがまとめてあれば、リーダーはそのポイントぐらいは読もうという気持ちが生じます。なにしろ、15秒ぐらいで読めるのですから、部下が10人いても、全部で3分かかりません。時間が許せば、あるいは問題を感じたら、詳細側まで読み進めばいいのです。

 この説明を聞いて、ある会社の研修担当が実行してみたら、上司が週報に返事をくれるようになったそうです。その返事は、簡単な指示や注意の場合もあれば、「困ったら聞きに来てください」というようなものもあるようです。たいしたコメントではないようですが、返事が来るようになったのです。

 おそらく、それまで上司は、週報を読んでいなかったのでしょう。それは無理もありません。詳細な進捗がダラダラ書いてある週報を、それも部下の人数だけ、丁寧に読むほど上司は暇ではありません。詳細ばかりが書いてあるメールは、多くの場合、読まれないのです。

 先頭にポイントを簡潔にまとめることで、読まれていなかったメールが読まれるようになったのです。


プロフィール

ロジカルスキル研究所代表

Author:ロジカルスキル研究所代表
ロジカルスキルを企業研修で指導しています。主な講座は、ロジカルライティング、ロジカルネゴシエーション、ディベート、ロジカルプレゼンテーション、英文テクニカルライティングです。

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